Потенцијални донатор треба да се обрати управи ИКВБВ-у Писмом о намерама, у којем наводи разлоге за донацију, прецизира предмет донације и друге елементе уговора.
Донације могу бити из следећих области:
1. Уградни материјал
2. Санитетски материјал
3. Лекови
4. Услуге и радови
5. Медицинска опрема
6. Рачунарска и комуникациона опрема
7. Остала добра (осим новчаних средстава)
Управа ИКВБВ даје сагласност за донацију, након чега се приступа изради уговора о донацији, који се потписује од стране директора ИКВБВ (или другог запосленог, по овлашћењу) и донатора.
Институт за КВБ Војводине се захваљује свим донаторима који су помогли опремање и рад Института.